1. Wählen Sie Wiederholung statt Ausnahme.
Ein erster Pilot eignet sich für einen Ablauf, der regelmäßig vorkommt und dessen Regeln überwiegend bekannt sind. Eine interne Serviceanfrage ist häufig besser geeignet als ein einmaliger Sonderfall mit vielen unbekannten Abhängigkeiten.
Beschreiben Sie einen typischen Vorgang vom Eingang bis zum Abschluss. Halten Sie fest, welche Informationen gebraucht werden und wo heute Rückfragen entstehen.
2. Begrenzen Sie Anfang und Ende.
„Wir automatisieren das Onboarding“ ist noch kein sinnvoller Umfang. „Wir verteilen und verfolgen die Aufgaben zwischen unterschriebenem Vertrag und erstem Arbeitstag“ ist konkreter. Definieren Sie ausdrücklich, was außerhalb des Piloten bleibt.
Wenn [Startsignal] eintritt, übernimmt [Rolle] den nächsten Schritt. Der Versuch endet, sobald [beobachtbarer Abschluss] erreicht ist.
3. Messen Sie, bevor Sie verändern.
Erheben Sie für eine kleine, repräsentative Zahl von Vorgängen die Bearbeitungszeit, die Wartezeit und die Anzahl der Rückfragen. Dokumentieren Sie die Messmethode, damit Sie später vergleichbare Werte erhalten.
Der Nutzenrechner hilft beim Formulieren einer Annahme. Er ersetzt keine Beobachtung Ihres tatsächlichen Ablaufs.
4. Testen Sie mit den Menschen, die den Prozess nutzen.
Beziehen Sie mindestens die ausführende und die entscheidende Rolle ein. Fragen Sie nicht nur, ob der neue Ablauf funktioniert, sondern auch, ob Zuständigkeiten verständlich sind und Ausnahmen bearbeitet werden können.
Ein klarer Rückweg zum bisherigen Ablauf verhindert, dass ein Versuch unbemerkt zum verpflichtenden Dauerzustand wird.
5. Entscheiden Sie anhand von Ergebnissen.
Vergleichen Sie Ausgangswert und Pilot unter ähnlichen Bedingungen. Berücksichtigen Sie Einführungsaufwand, neue Kontrollaufgaben und Rückmeldungen des Teams. Entscheiden Sie dann zwischen Anpassen, Erweitern oder Beenden.
Ein beendeter Pilot kann ein gutes Ergebnis sein: Er verhindert einen größeren Rollout auf Basis ungeprüfter Annahmen.
Wählen Sie einen einzigen wiederkehrenden Vorgang aus und beschreiben Sie Startsignal, Verantwortliche und Abschluss.